Sähköpostin automaattivastaajan luominen cPanelissa mahdollistaa automaattisen vastauksen lähettämisen saapuviin viesteihin. Tämä on erityisen hyödyllistä esimerkiksi:

• Loma- tai poissaoloviesteihin

• Asiakastuen vahvistusviesteihin

• Yleisiin automaattisiin vastauksiin

Tässä oppaassa käydään läpi, kuinka voit luoda, hallita ja muokata automaattivastaajia cPanelissa.

1. Avaa automaattivastaajatyökalu cPanelissa

1. Kirjaudu sisään cPanel-tilillesi.

2. Selaa alas kohtaan Email (Sähköposti).

3. Klikkaa Autoresponders (Automaattivastaajat).

2. Luo uusi automaattivastaaja

1. Klikkaa Add Autoresponder (Lisää automaattivastaaja) -painiketta.

   • 

2. Määritä seuraavat asetukset:

   • Merkkikoodaus (Character Set): Jätä oletukseksi UTF-8.

   • Väli (Interval): Syötä tuntimäärä, jonka ajan vastaanottajalle ei lähetetä uutta automaattivastausta.
     Esimerkiksi: jos arvoksi asetetaan 8, sama lähettäjä saa vain yhden vastauksen kahdeksan tunnin välein.

   • Sähköpostiosoite (Email): Syötä se osa sähköpostiosoitteesta, jota käytetään (esim. tuki osoitteelle tuki@minundomain.fi).

   • Verkkotunnus (Domain): Valitse sopiva verkkotunnus avattavasta valikosta.

   • Lähettäjä (From): Syötä lähettäjän nimi, joka näkyy vastaanottajalle (esim. "Asiakaspalvelu").

   • Aihe (Subject): Syötä automaattivastauksen otsikko (esim. "Poissaoloviesti", "Kiitos viestistäsi").

   • Viestin sisältö (Body): Kirjoita viestin teksti. Esimerkki:
     "Kiitos yhteydenotostasi. Olemme vastaanottaneet viestisi ja vastaamme mahdollisimman pian."

   • HTML-viesti (valinnainen): Valitse tämä, jos viestisi sisältää HTML-muotoilua, kuten linkkejä tai lihavointia.

   • Aloitus- ja lopetusaika (Start and Stop Time):

     • Aseta päivämäärä ja kellonaika, jolloin automaattivastaaja aktivoituu.

     • Halutessasi voit asettaa päättymispäivän ja -ajan, jos vastaus on määräaikainen (esim. loman ajaksi).

3. Kun kaikki tiedot on täytetty, klikkaa Create (Luo) aktivoidaksesi automaattivastaajan.

3. Hallitse ja muokkaa automaattivastaajia

1. Näet olemassa olevat vastaajat Autoresponders-sivulla.

2. Automaattivastaajan muokkaaminen:

   • Etsi haluamasi vastaaja ja klikkaa Edit (Muokkaa).

   • Tee tarvittavat muutokset ja klikkaa Modify (Tallenna muutokset).

3. Automaattivastaajan poistaminen:

   • Klikkaa vastaajan vieressä olevaa Delete (Poista) -painiketta ja vahvista poisto.

Vinkkejä ja huomioita

• Pidä vastausviesti selkeänä ja ammattimaisena.

• Jos olet poissa, ilmoita paluupäiväsi tai vaihtoehtoinen yhteyshenkilö.

• Aseta kohtuullinen väli (esim. 8–24 tuntia), jotta sama lähettäjä ei saa liikaa viestejä.

• Huomioi, että cPanelin automaattivastaajat toimivat vain, jos sähköpostitili on hallinnoitu cPanelissa.
  Jos käytät kolmannen osapuolen sähköpostipalvelua (esim. Google Workspace tai Microsoft 365), automaattivastaaja on määritettävä kyseisessä palvelussa.

Automaattivastaajan luominen cPanelissa on nopeaa ja helppoa. Olipa kyseessä loma, asiakaspalveluviesti tai muu automaattinen ilmoitus, tämä toiminto auttaa pitämään viestinnän selkeänä ja hallittuna.